agiles Arbeiten

Agiles Arbeiten

Innovation von Innen

Agiles Arbeiten

Der digitale Wandel erhöht das Tempo und erfordert ein ganzheitliches Umdenken. Teilweise müssen auch altbewährte Arbeitsweisen über Bord geworfen werden, um unkonventionellen Methoden zu weichen. Die sogenannte Agilität spielt dabei eine bedeutende Rolle. Sie bietet Teams und Unternehmen die Möglichkeit schnell auf Abweichungen und Veränderungen reagieren zu können ohne dadurch die Projektzeit zu verlängern oder die Kosten drastisch zu erhöhen.

Was bedeutet agil?

Das Wort “agil” wird häufig auf Grund seines lateinischen Ursprungs mit “beweglich” übersetzt, steht in diesem Zusammenhang aber vielmehr für die Fähigkeit den Anforderungen der Zukunft gerecht zu werden.

Was bedeutet agiles Arbeiten?

Agiles Arbeiten zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass der Ablauf von Arbeitsphasen streng geregelt und strukturiert ist. Teams arbeiten nach einem festen Plan, haben regelmäßige Abstimmungsschleifen und genug Verantwortung, um viele Entscheidungen selbstständig treffen zu können. In Kombination mit einem ebenfalls agilen Management kann ein gesamtes Unternemen sein Leitbild zukunftsorientiert ausrichten und so der Komplexität und Dynamik der Digitalisierung standhalten.

Agiles Arbeiten Definition

Agiles Arbeiten basiert auf der Annahme, dass sich die Welt um uns herum permanent verändert und eine schnelle Anpassungsfähigkeit den Erfolg des Unternehmens sichern kann. Agilität soll die crossfunktionalen Arbeitsweisen verbessern, die Kommunikation und Transparenz im Unternehmen ausbauen und sowohl die Produktivität als auch die Motivation der Mitarbeiter durch mehr Verantwortung steigern.

Agile Arbeitsweise

Agile Arbeitsweisen zeichnen sich durch sechs verschiedene Kriterien aus

Das Prinzip der Freiwilligkeit
Wer agil arbeitet tut dies aus freien Stücken. Das Prinzip der Freiwilligkeit ist deshalb die grundlegende Basis für Agile Arbeitsweisen. So wird davon ausgegangen, dass jeder Mitarbeiter von sich aus sein Bestes geben wird und sich auch selbst organisieren kann ohne, dass die anderen ihn motivieren oder mitziehen müssen.

Ziele und Leitbilder
Alle Mitglieder eines Teams müssen sich mit den Zielen und Leitbildern des Projektes und des gesamten Unternehmens identifizieren können. Auf dieser gemeinsamen Basis können weitere Strategien entwickelt werden. Ohne eine bestimmte Richtung anhand von Zielen und Leitbildern würde auch die agile Arbeit aus dem Ruder laufen. Deshalb wird in agilen Teams besonders viel Wert auf die Ausformulierung der Ziele gelegt.
Ziele und Leitbilder sollten die Frage nach dem „warum“ beantworten, den Kunden in den Fokus stellen, den konkreten Wert des Produktes / Projektes / der Leistung hervorheben und aufgestellte Hypothesen für alle nachvollziehbar machen.

Kurze Zeitintervalle
Agiles Arbeiten besteht aus dem ständigen Hinterfragen der eigenen Leistung. Mithilfe von kurzen Zeitintervallen werden regelmäßig die Arbeitsergebnisse kontrolliert und angepasst. Dies setzt ein hohes Reaktionsvermögen und die nötige Entscheidungsfreude voraus.
Das Feedback der anderen Teammitglieder ist ein wichtiger Bestandteil, um die eigene Performance zu verbessern. In relativ kurzen Abständen von maximal ein paar Wochen werden im agilen Arbeiten die Feedbackschleifen festgelegt.

Der Kunde im Fokus
Die Welt des agilen Arbeitens dreht sich um den Kunden. Mithilfe von Business Personas, der Jobs-to-be-done-Methode und der Erfassung von Customer Journeys werden die Probleme und Bedürfnisse der entscheidenden Zielgruppen analysiert.
Anschließend werden beispielsweise Pretotypen oder Prototypen des Produktes entwickelt, um auch hier in kurzen Zeitintervallen mit verschiedenen Experimenten auf der Basis des konkreten Kundenfeedbacks Verbesserungen durchführen zu können.

Autonome Teams
Agiles Arbeiten funktioniert am besten innerhalb von kleinen und autonomen Teams. Sie bestehen aus ca. fünf bis acht Personen mit unterschiedlichen Kompetenzen. Sie organisieren sich selbst und treffen alle wichtigen Entscheidungen ohne sie zunächst langwierig von ihren Vorgesetzten genehmigen lassen zu müssen. Mit der Selbstorganisation kommt aber auch die Verantwortung. Alle Mitglieder des Teams stehen selbst für die Erreichung der Ziele gerade und müssen sich bei möglichen Misserfolgen zu erklären wissen.

Wertebeitrag
Agile Teams orientieren sich bei allen Aufgaben an ihrem Wertebeitrag. Vor allem die Erwartungen der Kunden und die des eigenen Unternehmens sind dabei ausschlaggebend. Hier stehen wieder das klare Leitbild und die Bedürfnisse des Kunden im Fokus. Nur wenn beides gut ausgearbeitet ist, können agile Teams ihre Aufgaben angemessen priorisieren. Auf Basis der neuen Werte und Prinzipien entwickeln agile Teams ein sog. agiles Mindset.

„work smarter – not harder“

Agiles Arbeiten Methoden


In den letzten Jahrzehnten haben sich neben agilen Arbeitstechniken wie „Task Boards“ und „User Stories“ auch einzelne agile Methoden in der Arbeitswelt einen Namen gemacht.

Agiles Arbeiten mit Scrum
Die wohl bekannteste und beliebteste Methode des agilen Arbeiten ist die Scrum Methode. Ihren Namen hat sie aus der Welt des Rugby, in der das Wort „Scrum“ das Gedränge beschreibt, wenn viele Spieler auf einem Haufen landen, um an den Rugby zu gelangen. Erste Anwendungen von Scrum gab es im Bereich der Softwareentwicklung, doch schon bald wurde es auch auf andere Projekte übertragen und zum Sinnbild des agilen Projektmanagement. Bei Scrum geht es vor allem um Flexibilität, Dynamik und tägliche Teamabstimmungen.

Charakteristisch für Scrum sind die kurzen Zeitintervalle, hier „Sprint“ genannt. Sie dauern maximal vier Wochen lang und garantieren so frühe und regelmäßige Abgaben. Am Anfang jedes Sprints steht das Product Backlog – hier sind alle Anforderungen hinterlegt die das Team erreichen soll. Am Ende von jedem Sprint sollte ein nutzbares Produkt herauskommen. Basierend auf dem Feedback der Kunden wird daraufhin der neue Product Backlog für den nächsten Sprint erstellt.

The Agile project methodology ‘Scrum’ is sketched out on the blackboard.
Wie entstehen erfolgreiche agile Teams?

Erfolgreiche agile Teams, die Hochleistungen erbringen und dein Unternehmen pushen entstehen nicht einfach durch eine Umstrukturierung. Sie müssen sich finden und aneinander anpassen. Dieser Prozess ist fortlaufend. In jedem Team müssen Konflikte diskutiert und ausgetragen werden damit die Basis des agilen Arbeitens nicht gestört wird. Generell kann man sagen müssen in einem erfolgreichen agilen Team folgende Voraussetzungen gelten:

Freude an der Arbeit
Basierend auf dem Prinzip der Freiwilligkeit arbeiten Teams, in denen die Mitarbeiter Freude an ihren Aufgaben haben, am effizientesten. Es ist spürbar, wenn die Mitglieder sich untereinander verstehen und aus eigener Motivation ihrer Arbeit nachgehen. Die wichtigsten Faktoren hierbei sind Offenheit und Respekt gegenüber den eigenen Kollegen und Kolleginnen – die Erweiterung des eigenen Horizonts durch andere und das gemeinsame Lachen prägen und schweißen ein Team zusammen.

Fehler als Wachstumschance
In agilen Teams sind Fehler kein Tabu-Thema. Ganz im Gegenteil: jedes Mitglied ist sich bewusst, dass Fehler zum Lernprozess dazugehören. Durch das Offenlegen von Fehlern können sie im Team analysiert werden und eine gemeinsame kreative Lösungen gefunden werden. Eine kontinuierliche Verbesserung findet nur statt, wenn Teams mutig genug bleiben um Neues auszuprobieren sowie die begangenen Fehler kommunizieren und aufarbeiten. Regelmäßige Meetings helfen dabei die Fehlerkultur zu etablieren und als selbstverständlich anzusehen.

Diversität
Agile Teams bestehen im besten Fall aus Mitgliedern mit unterschiedlichen Fähigkeiten, aus unterschiedlichen Altersgruppen und Herkunftsorten. Diese Vielfalt trägt nicht nur zur Steigerung der Kreativität sondern auch zur besseren Teamperformance bei. Wissen wird freiwillig und regelmäßig untereinander geteilt und sich gegenseitig unterstützt.
Sogenannte crossfunktionale Teams sind deshalb in der Lage Lücken und Brücken im Unternehmen zu füllen bzw. zu schlagen. Sie bieten einen Gesamtüberblick und kurbeln den Wissensaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen an. Auch wenn der Start für ein crossfunktionales Team nicht immer leicht ist, weil es sich mit jedem seiner Mitglieder auseinander setzen muss, so verfügt es letztendlich über ein hohes Wissensspektrum und dadurch über eine hohe Arbeitsgeschwindigkeit.

Schonungslose Transparenz
Ein agiles Mindset entsteht nur durch schonungslose Transparenz. Dies geschieht beispielswiese durch das offene Ansprechen von Problemen oder Fehlern. Eine solche Offenheit entsteht allerdings nur wenn die Teammitglieder sich sicher fühlen und das Prinzip der Transparenz für alle gilt. Es ist die Basis für alle agilen Frameworks. Diese bestehen meist aus den Steps der Planung, Ausführung, Feedback sammeln und Feedback anwenden. Konstruktives Feedback entsteht jedoch nur wenn Transparenz und Offenheit im Team herrschen.

Konstante Arbeitsgeschwindigkeit

Erfolgreiche agile Teams arbeiten mit einer konstanten Arbeitsgeschwindigkeit. Dies klingt leichter gesagt als getan. Denn auch in einem agil geprägten Unternehmen kann Druck von Außen spürbar sein und das Team nimmt sich eventuell mehr vor als es leisten kann. Es geht in agilen Teams aber nicht darum immer mehr und immer schneller Leistung zu erbringen. Es geht viel mehr darum den eigenen Workflow zu finden und mit einer konstanten Geschwindigkeit seine Meilensteine zu erreichen. So werden vor allem Stress und Überstunden reduziert.

Reflexion
Anpassungen und Feedback gehören zu den regelmäßigen Herausforderungen eines agilen Teams. Je besser das Team und seine Mitglieder auf Veränderungen reagiert, je flexibler und anpassungsfähiger es ist, desto besser funktioniert die Zusammenarbeit im Team und die Ausrichtung am Kunden.

Es hat sich allerdings auch gezeigt, dass der reine Einsatz von ein oder zwei agilen Methoden nicht ausreicht um langfristig die Früchte des agilen Arbeitens – wie höhere Produktqualität und gesteigerte Kundenzufriedenheit – zu ernten. Erfolgreiche agile Teams setzen sich ununterbrochen mit sich selbst auseinander, reflektieren und geben Feedback.

Es gibt drei sog. Fähigkeitsstufen agiler Teams
1.Doing Agile: Hier wird der Wert für den Kunden erhöht
2.Becoming Agile: das Team arbeitet selbstorganisiert und steigert den Wertertrag für den Kunden
3.Living Agile: jetzt befindet sich das Team auf der höchsten Stufe. Es verbessert mit seinen Erfolgen das gesamte Unternehmen und inspiriert andere Teams.

Agilität vs. Flexibilität

Fälschlicherweise wird Agilität häufig mit Flexibilität gleichgesetzt. Die Einführung flexibler Arbeitsmodelle inklusive flexibler Teams, Arbeitszeiten, Geschäftsmodell etc. schickt vielleicht die Stechuhr in den Ruhestand, prägt allerdings kein neues Mindset im Unternehmen. Bei flexiblen Arbeitsweisen steht vor allem der monetäre Ertrag im Vordergrund und nicht der Kunde, wie bei den agilen Methoden. Tatsächlich ist Flexibilität jedoch ein Teil von erfolgreichen agilen Arbeitsweisen: Hier herrscht jedoch ein ausgewogenes Maß zwischen flexiblen Fähigkeiten wie z.B. Anpassungsfähigkeit und Reaktionsvermögen und stabilen Komponenten wie die gleichbleibende Zusammensetzung agiler Teams und die festgelegte Unternehmensvision zur Orientierung.

Agiles Arbeiten in deinem Unternehmen einführen

Agiles Arbeiten ist nichts was schnell mal ausprobiert werden kann. Es gehört ein generelles Umdenken dazu – ein neues Mindset im gesamten Unternehmen und vor allem auf den Führungsebenen.

Um agiles Arbeiten in deinem Unternehmen zu etablieren sollten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auch ihre Fähigkeiten im agilen Lernen schulen. Hierzu gehören vor allem Methoden die Ausprobieren und Adaptieren im Sinne des Lernens vereinen.

Mit unserem Online Business Kurs Drive Digital führen wir deine Mitarbeiter und Manager an agile Arbeitsweisen und Tools heran. Sie entwickeln innerhalb der drei Module ein generelles Verständnis für Agilität im Unternehmen und ihre Bedeutung.
Mithilfe von Gruppenarbeiten und Live-Sessions können alle Kursteilnehmer auch untereinander eine gemeinsame Basis entwickeln und eventuelle Hürden identifizieren. Wir geben ihnen die Möglichkeit sich bereits innerhalb der Kurszeit in Teams zusammen zu finden, um Ideen, Ziele und ein neues Mindset zu entwickeln, das in der Zukunft zu neuen Leitbildern und einer agilen Unternehmenskultur ausgebaut werden kann.

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